Modul Penjualan (Sales) dari Software MYOB ACCOUNTING

Modul Penjualan (Sales) dari Software MYOBN ACCOUNTING

Modul Sales digunakan untuk mengelola dan mencatat transaksi:

a. Penjualan barang atau jasa
b. Retur penjualan
c. Penerimaan dari pelanggan baik yang berupa pelunasan piutang maupun Down Payment.
d. Penerbitan Quotation, Order Penjualan, Surat Jalan, Faktur Penjualan dan Nota Retur.


MYOB menyediakan 4 jenis Faktur Penjualan, yaitu:
1. Item Invoice (Invoice Sales = Sales Penjualan)
2. Service Invoice (Faktur Perusahaan Jasa)
3. Professional Invoice (Faktur Perusahaan Profesional)
4. Miscellaneous invoice (Faktur Lain-Lain)

Penjualan merupakan bagian yang memegang peranan penting dalam suatu perusahaan karena hasil dari penjualan merupakan sumber kelangsungan usaha. Penjualan biasanya berpengaruh pada pendapatan Kas jika dilakukan secara Tunai, atau pada piutang usaha. Jika Penjualan dilakukan secara kredit. Karena Aktivitas yang berhubungan dengan Penjualan ini sangat penting maka Perusahaan harus mencatatnya dengan tepat dan akurat. Untuk mencatat semua aktivitas yang berhubungan dengan Penjualan, dapat menggunakan modul Sales pada MYOB primer. Semua aktivitas Penjualan yang dicatat didalam Modul Salaes secara Otomatis akan masuk dalam daftar Jurnal Transaksi.
Semua yang ada di Menu Purchases terdapat pula di Menu Sales. Pada Prinsipnya cara pengisisan Sales sama dengan pengisisan Purchase yaitu mulai terjadinya Quate Sales, Order Sales, Enter Sales, Receive Payment, Sampai dengan Transaction Journal. Yang Berbeada adalah berada pada posisi yang berlawanan.

Berikut ini contoh dalam pembuatan modul sales.
PT Defina Jaya menerbitkan penawaran untuk Menjual 15 unit Notebook IBM kepada PT ABADI @ Rp 18.000.000,- secara kredit, n/30
Quote No : Q-0001, tanggal 2 Januari 2007


Isikan sesuai ketentuan di bawah ini:
Sales Person : Estu
Comment : Thank You!
Ship Via : Courier
Promised date : 5 Januari 2007
Memo : Penawaran ke PT ABADI
Referral : Dealer/Consultant


Formulir Quote/Penawaran

Langkah-langkah pembuatan Quote:
- Aktifkan fitur Enter Sales
- Pilih jenis formulir Quote seperti gambar di atas
- Pilih Customer dengan meng-klik search icon pada field customer, alamat dan data-data customer yang merupakan atribut customer yang bersangkutan akan dimunculkan secara otomatis,contoh: alamat, syarat pembayaran, dll.
Catatan: atribut-atribut customer tersebut masih dapat direvisi dalam form ini.
- Pindah ke baris item dan isikan secara berurutan Ship, Item Number
- Description dan Price (Harga Satuan) adalah atribut yang melekat pada Item/Barang, sehingga akan terisi secara otomatis berdasarkan kode yang dipilih.
- Isikan secara berturut-turut Salesperson, Comment, Ship via, Promiseddate, memo dan Referral Source.
- Klik Save Quote untuk menyimpan

1). Pada tanggal 3 Januari 2007, PT Abadi menyatakan setuju dengan penawaran PT Devina Jaya, dengan mengirimkan PO No. 0001, maka yang harus dilakukan adalah:
- Aktifkan fitur Enter Sales
- Pilih kembali customer atas nama Seal Com Software, maka Quote yang telah dibuat terdahulu akan muncul, selanjutnya pilih quote tersebut dan klik Use Sale

Memilih Quote yang telah dibuat

- Klik tombol Order pada bagian bawah form untuk mengubah Quote tersebut menjadi order seperti gambar di bawah ini:


Formulir Quote yang telah dikonversi menjadi Order

- Isikan No. Order SO0001
- Ubah Tanggal pengiriman menjadi 5 Januari 2007
- Isikan No PO Customer PO-0001 pada field Customer PO#
- Ubah journal memo menjadi “Pesanan Seal Com Software, PT”
- Klik Record untuk menyimpan
Tips: Mengubah status Quote menjadi Order seperti halnya membuat Quote, tidak menghasilkan jurnal transaksi, sehingga tidak menyebabkan perubahan pada buku besar.

2). Seperti yang dijanjikan, pada tanggal 5 Januari 2007, PT Devina Jaya mengirimkan barang yang dipesan oleh PT Abadi. Maka PT Devina Jaya akan menerbitkan Invoice yang akan digunakan untuk menagih dengan langkah sebagai berikut:
- Aktifkan Fitur Enter Sales
- Pilih nama customer PT Abadi, maka Order yang belum dikirim barangnya akan muncul.

Memilih Order yang telah dibuat untuk dikonversi ke Invoice

- Klik Use Sale
- Untuk mengubah Order menjadi Invoice, klik tombol Invoice pada bagian bawah formulir. Jika kita perhatikan maka status Order berubah menjadi Invoice.


Formulir Order yang telah dikonversi menjadi Invoice

- Isikan No. Invoice DJ/1/001
- Ganti tanggal menjadi 5 Januari 2007
- Ganti Jounal Memo dengan “Penjualan ke PT Abadi”
- Kemudian Klik Record untuk menyimpan.

Tips : berbeda dengan quote dan order, penerbitan invoice menghasilkan jurnal yang mempengaruhi buku besar. Untuk kasus di atas jurnal yang terjadi adalah:


Jurnal akuntansi yang terjadi dari pencatatan Invoice

3). Kasus berlanjut dengan Retur Penjualan pada tanggal 7 Januari 2007. PT Abadi mengembalikan 1 unit Notebook IBM karena baterai rusak. Maka PT Devina Jaya menerbitkan Nota Retur dengan langkah-langkah sebagai berikut:
- Aktifkan fitur Enter Sales
- Pastikan Status formulir adalah Invoice
- Pilih Customer dengan meng-klik search icon pada field customer, alamat dan data-data customer yang merupakan atribut customer yang bersangkutan akan dimunculkan secara otomatis, contoh: alamat, syarat pembayaran, dll.
Catatan: atribut-atribut customer tersebut masih dapat direvisi dalam form ini.
- Isikan No. Nota Retur : CN-0001
- Isikan tanggal 7 Januari 2007
- Pindah ke baris item dan isikan secara berurutan Ship dengan format (-) dan Item Number. Description dan Price (Harga Satuan) adalah atribut yang melekat pada Item/Barang, sehingga akan terisi secara otomatis berdasarkan kode yang anda pilih, namun dapat anda edit sesuai dengan kemauan anda. Jika anda perhatikan, dengan mengisikan (-) pada ship, maka otomatis total harga akan (-) juga, dan secara otomatis pula MYOB akan membaca transaksi ini sebagai Retur Penjualan.
- Isikan secara berturut-turut Salesperson, Comment, Ship via, Promised date, memo dan Referral Source
- Klik Record untuk menyimpan


Formulir Invoice untuk mencatat Retur Penjualan

Jurnal Retur Penjualan akan terbentuk sebagai berikut:

Jurnal Retur Penjualan

Alternatif atas Nota Retur dari pelanggan adalah, di-apply (dipotongkan) ke Invoice tertentu atau dibayarkan dalam bentuk uang kepada Customer.

Bila kita aktifkan fitur Sales Register, lalu kita menuju ke Tab Return & Credits, akan terlihat Nota Retur yang barusan kita terbitkan seperti dalam gambar berikut:

Sales Register – Tab Returns & Credits

Jika anda memilih untuk meng-apply Nota Retur ke Invoice yang berstatus Open, klik tombol Apply to Sale untuk menampilkan daftar Invoice yang berstatus Open.
Klik di samping Invoice yang anda ingin untuk dipotong, dan klik Record.


Meng-apply Retur ke Invoice tertentu

Meng-apply Retur menghasilkan jurnal akuntansi, namun tidak mempengaruhi buku besar, karena jurnalnya adalah sebagai berikut:


Jurnal akuntansi setelah meng-apply retur penjualan



Referensi :
http://dc159.4shared.com/doc/UdfuoDtl.html

http://www.scribd.com/doc/45628049/Modul-MYOB-v15