Modul Penjualan (Sales) dari Software MYOB ACCOUNTING

Modul Penjualan (Sales) dari Software MYOBN ACCOUNTING

Modul Sales digunakan untuk mengelola dan mencatat transaksi:

a. Penjualan barang atau jasa
b. Retur penjualan
c. Penerimaan dari pelanggan baik yang berupa pelunasan piutang maupun Down Payment.
d. Penerbitan Quotation, Order Penjualan, Surat Jalan, Faktur Penjualan dan Nota Retur.


MYOB menyediakan 4 jenis Faktur Penjualan, yaitu:
1. Item Invoice (Invoice Sales = Sales Penjualan)
2. Service Invoice (Faktur Perusahaan Jasa)
3. Professional Invoice (Faktur Perusahaan Profesional)
4. Miscellaneous invoice (Faktur Lain-Lain)

Penjualan merupakan bagian yang memegang peranan penting dalam suatu perusahaan karena hasil dari penjualan merupakan sumber kelangsungan usaha. Penjualan biasanya berpengaruh pada pendapatan Kas jika dilakukan secara Tunai, atau pada piutang usaha. Jika Penjualan dilakukan secara kredit. Karena Aktivitas yang berhubungan dengan Penjualan ini sangat penting maka Perusahaan harus mencatatnya dengan tepat dan akurat. Untuk mencatat semua aktivitas yang berhubungan dengan Penjualan, dapat menggunakan modul Sales pada MYOB primer. Semua aktivitas Penjualan yang dicatat didalam Modul Salaes secara Otomatis akan masuk dalam daftar Jurnal Transaksi.
Semua yang ada di Menu Purchases terdapat pula di Menu Sales. Pada Prinsipnya cara pengisisan Sales sama dengan pengisisan Purchase yaitu mulai terjadinya Quate Sales, Order Sales, Enter Sales, Receive Payment, Sampai dengan Transaction Journal. Yang Berbeada adalah berada pada posisi yang berlawanan.

Berikut ini contoh dalam pembuatan modul sales.
PT Defina Jaya menerbitkan penawaran untuk Menjual 15 unit Notebook IBM kepada PT ABADI @ Rp 18.000.000,- secara kredit, n/30
Quote No : Q-0001, tanggal 2 Januari 2007


Isikan sesuai ketentuan di bawah ini:
Sales Person : Estu
Comment : Thank You!
Ship Via : Courier
Promised date : 5 Januari 2007
Memo : Penawaran ke PT ABADI
Referral : Dealer/Consultant


Formulir Quote/Penawaran

Langkah-langkah pembuatan Quote:
- Aktifkan fitur Enter Sales
- Pilih jenis formulir Quote seperti gambar di atas
- Pilih Customer dengan meng-klik search icon pada field customer, alamat dan data-data customer yang merupakan atribut customer yang bersangkutan akan dimunculkan secara otomatis,contoh: alamat, syarat pembayaran, dll.
Catatan: atribut-atribut customer tersebut masih dapat direvisi dalam form ini.
- Pindah ke baris item dan isikan secara berurutan Ship, Item Number
- Description dan Price (Harga Satuan) adalah atribut yang melekat pada Item/Barang, sehingga akan terisi secara otomatis berdasarkan kode yang dipilih.
- Isikan secara berturut-turut Salesperson, Comment, Ship via, Promiseddate, memo dan Referral Source.
- Klik Save Quote untuk menyimpan

1). Pada tanggal 3 Januari 2007, PT Abadi menyatakan setuju dengan penawaran PT Devina Jaya, dengan mengirimkan PO No. 0001, maka yang harus dilakukan adalah:
- Aktifkan fitur Enter Sales
- Pilih kembali customer atas nama Seal Com Software, maka Quote yang telah dibuat terdahulu akan muncul, selanjutnya pilih quote tersebut dan klik Use Sale

Memilih Quote yang telah dibuat

- Klik tombol Order pada bagian bawah form untuk mengubah Quote tersebut menjadi order seperti gambar di bawah ini:


Formulir Quote yang telah dikonversi menjadi Order

- Isikan No. Order SO0001
- Ubah Tanggal pengiriman menjadi 5 Januari 2007
- Isikan No PO Customer PO-0001 pada field Customer PO#
- Ubah journal memo menjadi “Pesanan Seal Com Software, PT”
- Klik Record untuk menyimpan
Tips: Mengubah status Quote menjadi Order seperti halnya membuat Quote, tidak menghasilkan jurnal transaksi, sehingga tidak menyebabkan perubahan pada buku besar.

2). Seperti yang dijanjikan, pada tanggal 5 Januari 2007, PT Devina Jaya mengirimkan barang yang dipesan oleh PT Abadi. Maka PT Devina Jaya akan menerbitkan Invoice yang akan digunakan untuk menagih dengan langkah sebagai berikut:
- Aktifkan Fitur Enter Sales
- Pilih nama customer PT Abadi, maka Order yang belum dikirim barangnya akan muncul.

Memilih Order yang telah dibuat untuk dikonversi ke Invoice

- Klik Use Sale
- Untuk mengubah Order menjadi Invoice, klik tombol Invoice pada bagian bawah formulir. Jika kita perhatikan maka status Order berubah menjadi Invoice.


Formulir Order yang telah dikonversi menjadi Invoice

- Isikan No. Invoice DJ/1/001
- Ganti tanggal menjadi 5 Januari 2007
- Ganti Jounal Memo dengan “Penjualan ke PT Abadi”
- Kemudian Klik Record untuk menyimpan.

Tips : berbeda dengan quote dan order, penerbitan invoice menghasilkan jurnal yang mempengaruhi buku besar. Untuk kasus di atas jurnal yang terjadi adalah:


Jurnal akuntansi yang terjadi dari pencatatan Invoice

3). Kasus berlanjut dengan Retur Penjualan pada tanggal 7 Januari 2007. PT Abadi mengembalikan 1 unit Notebook IBM karena baterai rusak. Maka PT Devina Jaya menerbitkan Nota Retur dengan langkah-langkah sebagai berikut:
- Aktifkan fitur Enter Sales
- Pastikan Status formulir adalah Invoice
- Pilih Customer dengan meng-klik search icon pada field customer, alamat dan data-data customer yang merupakan atribut customer yang bersangkutan akan dimunculkan secara otomatis, contoh: alamat, syarat pembayaran, dll.
Catatan: atribut-atribut customer tersebut masih dapat direvisi dalam form ini.
- Isikan No. Nota Retur : CN-0001
- Isikan tanggal 7 Januari 2007
- Pindah ke baris item dan isikan secara berurutan Ship dengan format (-) dan Item Number. Description dan Price (Harga Satuan) adalah atribut yang melekat pada Item/Barang, sehingga akan terisi secara otomatis berdasarkan kode yang anda pilih, namun dapat anda edit sesuai dengan kemauan anda. Jika anda perhatikan, dengan mengisikan (-) pada ship, maka otomatis total harga akan (-) juga, dan secara otomatis pula MYOB akan membaca transaksi ini sebagai Retur Penjualan.
- Isikan secara berturut-turut Salesperson, Comment, Ship via, Promised date, memo dan Referral Source
- Klik Record untuk menyimpan


Formulir Invoice untuk mencatat Retur Penjualan

Jurnal Retur Penjualan akan terbentuk sebagai berikut:

Jurnal Retur Penjualan

Alternatif atas Nota Retur dari pelanggan adalah, di-apply (dipotongkan) ke Invoice tertentu atau dibayarkan dalam bentuk uang kepada Customer.

Bila kita aktifkan fitur Sales Register, lalu kita menuju ke Tab Return & Credits, akan terlihat Nota Retur yang barusan kita terbitkan seperti dalam gambar berikut:

Sales Register – Tab Returns & Credits

Jika anda memilih untuk meng-apply Nota Retur ke Invoice yang berstatus Open, klik tombol Apply to Sale untuk menampilkan daftar Invoice yang berstatus Open.
Klik di samping Invoice yang anda ingin untuk dipotong, dan klik Record.


Meng-apply Retur ke Invoice tertentu

Meng-apply Retur menghasilkan jurnal akuntansi, namun tidak mempengaruhi buku besar, karena jurnalnya adalah sebagai berikut:


Jurnal akuntansi setelah meng-apply retur penjualan



Referensi :
http://dc159.4shared.com/doc/UdfuoDtl.html

http://www.scribd.com/doc/45628049/Modul-MYOB-v15

Software MYOB ACCOUNTING

Software MYOB Accounting
MYOB (Mind Your Own Business) dimulai di Australia pada tahun 1991 dan merupakan salah satu perusahaan yang sukses mengenali kebutuhan yang unik dari perusahaan kecil-menengah sampai perusahaan menengah-besar akan sistem manajemen bisnis (business management systems) yang powerful, mudah dan terjangkau. Jadi MYOB Accounting merupakan paket program komputer untuk olah data akuntansi yang dibuat secara terpadu (integrated software). MYOB sudah menyediakan chart of account (daftar rekening) siap pakai menggunakan bahasa Inggris untuk 105 jenis perusahan. Banyak penghargaan diterima oleh jajaran produk MYOB sejak tahun 1991 sampai sekarang. MYOB pada tahun 1991 memenangkan MacWorld Award untuk kategori Best Accounting Software dan kategori Best Newcomer Software.Tahun 1996, MYOB Inc., terus berkembang dan bergerak dibawah payung MYOB Limited. MYOB kemudian mengembangkan 6 cabang untuk meng-cover pemasaran MYOB di seluruh dunia, yaitu MYOB US, Inc., MYOB Canada Inc., MYOB Australia Pty Ltd., MYOB New Zealand, MYOB UK Ltd. dan MYOB Asia, yang saat ini terus berkembang dengan munculnya versi khusus negara lainnya, versi Malaysia adalah yang pertama dia Asia, sebelum munculnya versi Singapura, Hongkong dan Asia-International, dan sekarang telah lebih banyak lagi versi negara yang tersedia.
Tahun 1999, saham MYOB Limited mulai diperdagangkan di pasar saham Australia dan menjadi ‘most successful stock listing’ di Australian Stock Exchange. Di Asia, Perkembangan MYOB mengalami percepatan yang luar biasa dan diharapkan akan mendekati kecepatan perkembangan penggunaan MYOB di Australia, Amerika, Eropa, dan region lain di dunia, hal tersebut ditandai dengan berkembangnya MYOB Asia yang sekarang telah dipecah menjadi MYOB Malaysia, MYOB Singapura dan MYOB Hongkong.

MYOB Accounting adalah solusi manajemen bisnis yang lengkap dan otomatis dan bagus untuk diterapkan di akuntansi perusahaan Anda dengan mudah, persediaan dan daftar kontak pelanggan. Fleksibel dan mudah digunakan untuk di adaptasikan ke proses bisnis. MYOB menyediakan berbagai macam Versi yang dapat dipilih sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Sistem Pembukuan Terintegrasi, memberikan efisiensi kerja
MYOB memberikan kemudahan dalam proses administrasi usaha dengan mengintegrasikan fungsi-fungsi Buku Besar, Keuangan, Pembelian, Penjualan, Persediaan dan Pengelolaan Relasi, dimulai dari proses input dokumen dasar sampai pada proses pelaporan. Dengan terintegrasinya fungsi-fungsi Buku Besar, Pembelian, Penjualan, Keuangan dan persediaan memberikan efisiensi kerja dengan menghilangkan pengulangan pencatatan transaksi, melalui fungsi-fungsi yang berbeda, dan memungkinkan ekplorasi data yang maksimal.

Otomatisasi Pembukuan
Dalam Program MYOB banyak sekali fungsi yang dapat diatur untuk mempermudah penggunaan, salah satunya adalah otomatisasi proses pembukuan dengan menggunakan Link Account (Link Perkiraan Transaksi) yang akan mengambil alih proses pembukuan mulai dari proses penjurnalan, posting sampai penyusunan laporan dan proses analisa bahkan fungsi pengendalian operasional. Dengan adanya otomatisasi pembukuan ini anda tidak perlu lagi untuk melakukan pembuatan ayat jurnal, melakukan proses posting ke buku besar, melakukan proses summary dan filtering buku besar untuk menghasilkan laporan-laporan. Dalam pengerjaan program kita ini hanya melakukan ‘Data Entry’ dari dokumen dasar, proses-proses berikutnya akan dilakukan MYOB secara otomatis. Jurnal akan dibentuk secara otomatis, yang kemudian di ‘posting’ ke dalam Buku Besar dan Buku Besar Pembantu, dan seterusnya sampai pembentukan Laporan Keuangan dan Laporan Penunjang lainnya.

Integrasi dengan Microsoft Office
MYOB juga berintegrasi dengan Microsoft Office, sehingga data/laporan akan dengan mudah dikonversi ke MS Excel untuk diolah lebih lanjut atau ke format HTML untuk pengiriman yang lebih mudah melalui internet, juga ke MS word untuk pencetakan surat (Mail Merge).

Mendukung penggunaan secara Multi User
Untuk menunjang Integrated System ini, selain digunakan secara Single-user, MYOB juga dapat digunakan secara Multi-user, sehingga data yang di-Input oleh pengguna yang satu, saat itu juga dapat digunakan oleh pengguna lainnya. MYOB dapat berjalan pada semua jenis jaringan yang populer, secara Peer to Peer atau Server-Client Network.

Eksplorasi Database yang maksimal
Dengan modul-modul Analisa, Pencarian Transaksi, Tugas (To do list) dan Fungsi Laporan dengan fungsi filtering dan designing, MYOB memberikan keleluasaan bagi penggunanya untuk mengeksplorasi database yang ada dan menampilkannya dalam beragam format seperti : Laporan (MYOB/Excel/dll.), Form Faktur/PO, Analisa Grafis, dll.


Kelengkapan fasilitas MYOB Accounting Plus ditunjukkan dengan modul akuntansi yang dapat ditangani. Modul tersebut bekerja secara terpadu (integrated) dengan tingkat koordinasi yang sangat tinggi sehingga pekerjaan yang dilakukan oleh satu bagian akan berpengaruh ke bagian yang lain (Linked Accounts). Program MYOB dapat digunakan secara efektif dan efisien dengan cara memahami proses kerja program dalam kaitan dengan proses akuntansi (accounting process). Proses akuntansi dengan MYOB diawali dengan dicatat data awal perusahaan dan berakhir disusun laporan keuangan.
Fungsi masing-masing modul kaitannya dengan proses akuntansi menggunakan MYOB

Berikut ini penjelasan singkat tentang Versi MYOB :

a. MYOB Accounting
Dapat digunakan oleh perusahaan yang administrasi pembukuannya hanya dilakukan oleh satu orang dan transaksi keuangan perusahaan hanya menggunakan satu jenis mata uang.
b. MYOB Accounting Plus
Pada dasarnya sama dengan MYOB Accounting,hanya terdapat penambahan modul Peyroll dan Time Billing.
c. MYOB Premiere Accounting
Dapat digunakan oleh perusahaan yang menggunakan lebih dari satu mata uang (Multy Currency) untuk transaksinya,dapat juga digunakan secara Multy User.
d. MYOB Premiere Accounting Enterprise
Pada prinsipnya sama dengan MYOB Premiere. Pada Versi ini menggunakan terminal service,sehingga sangat mendukung kecepatan proses jaringan. Dapat digunakan untuk perusahaan yang menggunakan Workstation cukup banyak.

Accounting Plus V.12 adalah sebagai berikut:
• Accounts, Fasilitas ini berfungsi untuk mencatat data awal perusahaan berup pencatatan.
• Rekening, Proses pencatatan transaksi dan proses penjurnalan transaksi.
• Banking, Berfungsi untuk mencatat, mencetak bukti transaksi dan laporankeuangan perusahaan yang dalam transaksinya mengunakan modul Chequebook.
• Sales, Berfungsi untuk mencatat, menampilkan dan mencetak bukti transaksi serta laporan termasuk analisis penjualan barang dan jasa.
• Time Billin, Digunakan untuk mencatat transaksi penjualan jasa yang termasuk dalam daftar aktivitas (activity list) yang dicatat melalui menu Time Billing (untuk MYOB V.13).
• Purchases, Berfungsi untuk mencatat, menampilkan, dan mencetak bukti transaksi serta laporan termasuk analisis pembelian barang dan jasa.
• Payroll, Digunakan untuk mencatat transaksi penggajian karyawan atau pegawai, meliputi perhitungan gaji pokok, bonus dan perhitungan pajak penghasilan karyawan (untuk MYOB V.13).
• Inventory, Berfungsi untuk mencatat data barang yang diperjual belikan, menentukan dan mengubah harga jual serta administrasi persediaan barang.
• Card File, Card File berfungsi untuk mengarsipkan data pelanggan, pemasok, data karyawan yang terkait dengan transaksi pembelian dan penjualan barang dagangan atau jasa.

Accounting Plus V.15 adalah sebagai berikut:
Didalam jendela menu awal MYOB Accounting, terdapat 5 menu yaitu :
1.Open, untuk membuka data MYOB yang telah ada.
2.Create, untuk membuat data perusahaan baru.
3.Explore, untuk menampilkan data contoh yang telah disediakan.
4.What’s New, untuk menampilkan file .html yang terhubung dengan internet, yang berisikan informasi terbaru mengenai MYOB Accountingv15.
5.Exit, untuk mengakhiri program MYOB.


Referensi :
http://ndunx.wordpress.com/2010/04/05/sejarah-singkat-aplikasi-myob/

http://berbagiinfo.blogdetik.com/2010/01/04/apa-itu-myob/

http://sites.google.com/site/teknologiakuntansimasakini/sejarah-singkat-aplikasi-myob

http://www.scribd.com/doc/45628049/Modul-MYOB-v15